One moment please...
 
 
Exact Synergy Enterprise   
 

Persoonsgegevens selecties / acties - details

Menupad

Modules ? Systeem ? Inrichting ? Persoonsgegevens ? Selecties / Acties

Introductie

Op deze pagina ziet u een overzicht van de persoonsgegevens die in de administratie aanwezig zijn welke u kunnen helpen om te voldoen aan de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR).

U kunt per medewerker, contactpersoon of relatie zien of de gebeurtenis heeft plaatsgevonden, de bewaartermijn is verstreken en wat de voorgestelde actie is. Tevens kunt u de gegevens in dit scherm exporteren naar Microsoft Excel.

Rollen en rechten

Om de deze pagina te bekijken dient u te beschikken over het functierecht 1029 – Personal data management. Gebruikers met de rol Personal data controller beschikken over dit functierecht. 

Hoe kan ik bekijken voor welke personen de gebeurtenis heeft plaatsgevonden?

  1. Selecteer de gewenste categorie bij Categorie.
  2. Vink Gebeurtenis plaatsgevonden aan
  3. Klik op Actualiseren.
  4. Klik op de hyperlink in de kolom Totaal gekoppeld: Personen van de betreffende classificatie.

Hoe kan ik bekijken voor welke personen de bewaartermijn na de gebeurtenis is verstreken?

  1. Selecteer de gewenste categorie bij Categorie.
  2. Vink Bewaartermijn verstreken aan
  3. Klik op Actualiseren.
  4. Klik op de hyperlink in de kolom Totaal gekoppeld: Personen van de betreffende classificatie.

Hoe kan ik zien wat de voorgestelde actie is?

  1. Selecteer de gewenste categorie bij Categorie.
  2. Klik op Actualiseren.
  3. Klik op de hyperlink in de kolom Totaal gekoppeld: Personen van de betreffende classificatie.
  4. In de kolom Voorgestelde actie kunt u zien wat de voorgestelde actie is.

Hoe kan ik de gegevens exporteren naar Microsoft Excel?

  1. Selecteer de gewenste categorie bij Categorie.
  2. Klik op Actualiseren.
  3. Klik op de hyperlink in de kolom Totaal gekoppeld: Personen van de betreffende classificatie.
  4. Klik op Exporteren: Excel.

Hoe kan ik bepalen of ik de gegevens voor de medewerkers, relaties of contactpersonen wil zien?

  1. Selecteer de gewenste categorie bij Categorie.
  2. Klik op Actualiseren.

Hoe kan ik de voorgestelde actie uitvoeren?

  1. Selecteer de gewenste categorie bij Categorie.
  2. Klik op Actualiseren.
  3. Klik op de hyperlink in de kolom Totaal gekoppeld: Personen van de betreffende classificatie.
  4. Selecteer de personen waarvoor u de voorgestelde actie wilt uitvoeren.
  5. Klik op Anonimiseren. Wanneer u deze functie opstart dient u een wachtwoord op te geven. Dit wachtwoord kunt u opvragen bij de supportafdeling van Exact.
  6. Er wordt een scherm getoond met informatie. Lees dit zorgvuldig door.
  7. Vink de optie Ja, ik heb de informatie zorgvuldig gelezen en ben me volledig bewust van de gevolgen van de acties die zullen worden uitgevoerd aan.
  8. Klik op Anonimiseren.
  9. De opdracht voor het anonimiseren is nu verzonden. Klik op OK.
  10. In menupad Modules ? Systeem ? Persoonsgegevens ? Log kunt u de status van de opdracht voor het anonimiseren bekijken. Op basis van de Personal Data Protection oplossing in ELIS wordt de opdracht voor het anonimiseren uitgevoerd.

Let op:

Hoe kan ik de gegevens anonimiseren?

  1. Selecteer de gewenste categorie bij Categorie.
  2. Klik op Actualiseren.
  3. Klik op de hyperlink in de kolom Totaal gekoppeld: Personen van de betreffende classificatie.
  4. Selecteer de personen waarvoor u de voorgestelde actie wilt uitvoeren.
  5. Klik op Anonimiseren. Wanneer u deze functie opstart dient u een wachtwoord op te geven. Dit wachtwoord kunt u opvragen bij de supportafdeling van Exact.
  6. Er wordt een scherm getoond met informatie. Lees dit zorgvuldig door.
  7. Vink de optie Ja, ik heb de informatie zorgvuldig gelezen en ben me volledig bewust van de gevolgen van de acties die zullen worden uitgevoerd aan.
  8. Klik op Anonimiseren.
  9. De opdracht voor het anonimiseren is nu verzonden. Klik op OK.
  10. In menupad Modules ? Systeem ? Persoonsgegevens ? Log kunt u de status van de opdracht voor het anonimiseren bekijken. Op basis van de Personal Data Protection oplossing in ELIS wordt de opdracht voor het anonimiseren uitgevoerd.

Let op:

Wat wordt er bij het anonimiseren uitgevoerd?

Bij het anonimiseren, maakt u de gegevens van de geselecteerde personen onherkenbaar. Bij het anonimiseren wordt het volgende uitgevoerd:

  • De gegevens in de velden die op het tabblad Stamgegevens van de persoonsgegevens classificatie zijn gedefinieerd worden geanonimiseerd, waarbij de gegevens worden vervangen zodat ze niet meer herkenbaar zijn.
  • De documenten die gekoppeld zijn aan deze persoon (via het veld Relatie, Medewerker of Contactpersoon in het document), en die van de documenttypes zijn die zijn gedefinieerd op het tabblad Documenten van de persoonsgegevens classificatie, worden verwijderd. De documenten worden verwijderd ongeacht of ze gekoppeld zijn aan andere entiteiten. Documenten van documenttypes die niet zijn geselecteerd in de classificatie worden gekoppeld aan de geanonimiseerde persoon. Voor meer informatie, zie Hoe kan ik zien welke documenten worden verwijderd?.
  • De verzoeken die gekoppeld zijn aan deze persoon (via het veld Relatie, Medewerker of Contactpersoon in het verzoek), en die van de verzoektypes zijn die zijn gedefinieerd op het tabblad Verzoeken van de persoonsgegevens classificatie, worden verwijderd. De verzoeken worden verwijderd ongeacht of ze zijn gekoppeld aan andere entiteiten. Verzoeken van verzoektypes die niet zijn geselecteerd in de classificatie worden gekoppeld aan de geanonimiseerde persoon. Voor meer informatie, zie Hoe kan ik zien welke verzoeken worden verwijderd?.

Kan ik het anonimiseren terugdraaien of ongedaan maken?

  • Nee. Het verwerken anonimiseren is onomkeerbaar en kan NIET ongedaan worden gemaakt.

Hoe kan ik de status van het anonimiseren zien?

  • Nadat u in het actiecentrum heeft aangegeven om de persoonsgegevens te anonimiseren kunt u de status van deze actie bekijken in het persoonsgegevenslog in menupad Modules ? Systeem ? Persoonsgegevens ? Log.

Hoe kan ik zien welke documenten worden verwijderd?

  1. Open de persoonsgegevens classificatie en klik op het tabblad Documenten om te controleren welke documenttypes zijn geselecteerd.
  2. Open menupad Modules ? Documenten ? Overzichten ? Documenten ? Zoeken.
  3. Selecteer de medewerker bij het veld Medewerker, de relatie bij het veld Relatie of de contactpersoon bij het veld Contactpersoon.
  4. Stel de andere zoekcriteria zo ruim mogelijk in.
  5. Klik op Tonen.
  6. Alle documenten van de types die in de persoonsgegevens classificatie zijn geselecteerd, worden verwijderd.

Opmerking: Bij het zoeken naar documenten worden alléén de documenten getoond met een beveiligingsniveau dat lager of gelijk is aan het beveiligingsniveau van de gebruiker die de zoekopdracht uitvoert. Het is daarom aan te raden de zoekopdracht uit te voeren als een gebruiker die voldoende rechten heeft om alle documenten te kunnen zien. Bij het verwijderen worden alle documenten verwijderd ongeacht het beveiligingsniveau.

Hoe kan ik zien welke verzoeken worden verwijderd?

  1. Open de persoonsgegevens classificatie en klik op het tabblad Verzoeken om te controleren welke verzoektypes zijn geselecteerd.
  2. Open menupad  Modules ? Werkstroom ? Overzichten ? Verzoeken ? Zoeken.
  3. Selecteer de medewerker bij het veld Medewerker, de relatie bij het veld Relatie of de contactpersoon bij het veld Contactpersoon.
  4. Stel de andere zoekcriteria zo ruim mogelijk in.
  5. Klik op Tonen.
  6. Alle verzoeken van de types die in de persoonsgegevens classificatie zijn geselecteerd, worden verwijderd.

Opmerking: Bij het zoeken naar verzoeken worden alléén de verzoeken getoond met een beveiligingsniveau dat lager of gelijk is aan het beveiligingsniveau van de gebruiker die de zoekopdracht uitvoert. Het is daarom aan te raden de zoekopdracht uit te voeren als een gebruiker die voldoende rechten heeft om alle verzoeken te kunnen zien. Bij het verwijderen worden alle verzoeken verwijderd ongeacht het beveiligingsniveau. 

Hoe kan ik de gegevens exporteren naar Microsoft Excel?

  1. Selecteer de gewenste categorie bij Categorie.
  2. Klik op Actualiseren.
  3. Klik op de hyperlink in de kolom Totaal gekoppeld: Personen van de betreffende classificatie.
  4. Klik op Aanpassen.
  5. In de sectie Kolommen selecteert u de kolommen die u wilt exporteren.
  6. Klik op Bewaren.
  7. Klik op Exporteren: Excel.

Opmerking: Er worden een aantal standaard kolommen op de pagina getoond en geëxporteerd die u niet kunt verbergen.

Hoe kan ik de gegevens samenvoegen via Microsoft Word?

  1. Selecteer de gewenste categorie bij Categorie.
  2. Klik op Actualiseren.
  3. Klik op de hyperlink in de kolom Totaal gekoppeld: Personen van de betreffende classificatie.
  4. Selecteer de regels die u wilt afdrukken.
  5. Klik op Brief maken.
  6. Geef een onderwerp op en klik op op Brief maken.
  7. Na het succesvol afronden van het proces word een melding getoond dat de brieven worden aangemaakt. Klik op de hyperlink om de Word Merge: Log pagina te openen. U kunt ook direct naar de Word Merge: Log pagina gaan om de status van het merge proces te bekijken.

Voor meer informatie, zie Aanmaken van brieven met Word Merge, Aanmaken en bewerken van Word Merge templates en Viewing Word Merge log report.  

Knoppen

Velden

Kolommen

Gerelateerde documenten

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Online help main
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: Details  Document ID: 28.444.653
 Assortment: Exact Synergy Enterprise  Date: 01-11-2018
 Release: 261  Attachment:
 Disclaimer